La parola suona esotica; l’oggetto è banale e potente: un certificato standardizzato che rende il vostro documento pubblico utilizzabile in oltre 120 paesi. Tutto quel che serve sapere, senza gergo.
Prima del 1961, usare un documento all’estero significava una staffetta di certificazioni fino al consolato. La Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 ha sostituito quella catena, tra Stati membri, con un certificato unico: l’apostille. Autentica firma, qualità del firmatario e sigillo — non il contenuto.
Un modulo numerato di dieci rubriche standard, intitolato «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)», pinzato o stampato sul documento, datato, firmato e registrato dall’autorità emittente. Ogni Stato membro deve accettarla così com’è.
La cancelleria di Stato del cantone che ha emesso il documento — Ginevra per un diploma ginevrino, Zurigo per un estratto zurighese — e la Cancelleria federale a Berna per i documenti federali come gli estratti del casellario. Mai un’ambasciata, mai il paese di destinazione.
Appena un’autorità estera di uno Stato membro chiede un documento svizzero «legalizzato», «autenticato» o «apostillato»: iscrizione all’estero, matrimonio, visto, costituzione di società, successione. Se la destinazione non è membro, la legalizzazione consolare la sostituisce — gestiamo entrambe.